Vanaf 2023 nemen we een rechtmatigheidsverantwoording op bij de jaarrekening. Hierin verklaren we ons over het financieel rechtmatig handelen van het afgelopen jaar. Dit sluit aan bij de wetswijziging die vanaf 2023 geldt. Over het jaar 2022 geven we formeel nog niet de verantwoording af, maar oefenen we alvast met de rechtmatigheidsverantwoording. Om die reden nemen we hier in de paragraaf Bedrijfsvoering informatie op, zoals u ook vanaf 2023 van ons mag verwachten. De accountant geeft, evenals voorgaande jaren, over 2022 een verklaring af op de rechtmatigheid.

Inleiding

Na ons besluit in juli 2022 over het interne controleplan en het normenkader, informeerden we u over het normenkader. De accountant hanteert hetzelfde normenkader in zijn controles. Naast de toetsing op de (financiële) rechtmatigheid, kijken we in onze controles naar de opzet, het bestaan en de werking van een proces. Zo helpen we de organisatie verder om processen te verbeteren. De meest risicovolle processen toetsen we. Die staan hieronder weergegeven. De mate van (financiële) risico’s in het proces geven we weer met ‘laag’ (minder risicovol), ‘midden’ (meer risicovol) en ‘hoog’ (meest risicovol). Vervolgens geven we een oordeel over de rechtmatigheid in het proces en lichten we de belangrijkste (beheers)maatregelen of verbeteracties toe.

We oefenden met de verantwoording voor financiële rechtmatigheid

Voor de rechtmatigheidsverantwoording spreken we met u een verantwoordingsgrens en een rapporteringsgrens af. Omdat deze voor 2022 niet zijn vastgesteld, houden we de lijn van de accountant aan. De accountant hanteert een goedkeuringstolerantie van maximaal 1% voor fouten en maximaal 3% voor onzekerheden. De percentages worden berekend over de totale lasten van de gemeente inclusief de toevoegingen aan de reserves. Daarnaast rapporteert de accountant elke fout of onzekerheid die hij constateert vanaf € 50.000 aan de raad.

Naast de processen zoals beschreven in het interne controleplan, is dit jaar specifiek aandacht geweest voor het leefgeld voor de vluchtelingen uit de Oekraïne. Deze controle valt formeel onder de Participatiewet. Met de snelle invoering van de regeling waren relatief weinig regels gemoeid. Gedurende het jaar zijn deze regels meerdere malen op meerdere punten aangescherpt. We voerden op enkele posten controle uit. Op basis van de posten hebben we geen onrechtmatigheden geconstateerd. Met de meest recente aanpassing van de regels is ook het proces gewijzigd. In 2023 richten we ons in de controle eerst op de toetsing van de opzet en de werking van het proces. Vervolgens kunnen we de rechtmatigheid toetsen.

Financiële onrechtmatigheden boven rapporteringsgrens bij inkoop

We constateerden in het proces inkoop en aanbesteding een fout die de rapporteringsgrens van € 50.000 overschrijdt:

• Zowel het cluster Strategie als het Datalab GO heeft een gelijksoortige aanbesteding gedaan bij dezelfde partij. Met de dienstverleningsovereenkomst spraken we met de deelnemende gemeenten af dat we Datalab GO beschouwen als projectorganisatie. Het is een eigen entiteit waar we als gemeente gastheer voor zijn. Administratief en juridisch gezien, is Datalab GO echter geen eigen entiteit. Administratief en juridisch is het Datalab te beschouwen als een (bijzonder) cluster. Hierdoor had de aanbesteding van beide samengevoegd moeten worden en overschrijdt deze de grenzen van een Europese aanbesteding. Het betreft een financiële onrechtmatigheid van € 164.000.

We bleven binnen de goedkeuringstolerantie

We constateerden in 2022 geen andere financiële onrechtmatigheden die de rapportagegrens overschrijden. De som van de onrechtmatigheden komt niet boven de 1% van de totale lasten van de gemeente inclusief de toevoegingen aan de reserves. Hiermee blijven de onrechtmatigheden binnen de goedkeuringstolerantie.

We nemen beheersmaatregelen voor ons inkoopbeleid

Om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen nemen we beheersmaatregelen. Voor het inkoop en aanbestedingsproces betekent dit dat we het lokaal inkoopbeleid implementeren. Hierin zijn maatregelen opgenomen om onrechtmatigheden te voorkomen en zetten we in op het bewust bekwaam maken van onze medewerkers.

We kennen ook een formele rechtmatigheid

Volgens de uitgangspunten van de BBV geven we een oordeel op de financiële rechtmatigheid. Maar daarnaast informeren we u ook over de formele rechtmatigheid. Het gaat hierbij om onrechtmatigheden die zich niet direct vertalen naar baten, lasten en/of balansmutaties (zoals financiële rechtmatigheid). Het gaat hierbij veelal om formele fouten, zoals bijvoorbeeld het overschrijden van een beslistermijn. Hoewel deze onrechtmatigheden niet betrokken worden in de rechtmatigheidsverantwoording, betreft het veelal onrechtmatigheden die we graag verbeteren om risico’s in het proces te beheersen of om het proces efficiënter of effectiever te laten verlopen.

De vastlegging van informatie bleek een rode draad te zijn

We zien in de formele onrechtmatigheden één belangrijke rode draad: we constateren in meerdere processen (o.a. bij inkoop, sociaal domein en subsidies) dat de vastlegging van relevante informatie een aandachtspunt is. Door het ontbreken van de vastlegging is informatie niet reconstrueerbaar. Dit zorgt voor onvoldoende transparantie in het proces, bemoeilijkt de overdraagbaarheid, zorgt voor beperkte aantoonbaarheid naar de inwoner. Als beheersmaatregel werken we in verschillende processen aan afspraken over de vastlegging en vinden er meer controles in de lijn plaats.

Prestatieverklaringen

Wanneer we de BBV volgen, maken de prestatieverklaringen die we toetsen, geen onderdeel uit van de rechtmatigheid maar getrouwheid. Met de prestatieverklaring gaat het om het waarborgen dat de prestatie is geleverd waarvoor we als gemeente betalen. Hoewel we controles hierop uitvoeren, is het aan de accountant om hierover een oordeel te geven.

De BBV geeft aan dat ook de juistheid rond zorgfacturen niet valt onder de rechtmatigheidsverantwoording, maar behoren bij aspecten van het getrouwe beeld. Evenals bij de overige facturen kijken we bij de zorgaanbieders naar de prestatieverklaringen. Deze worden door de aanbieders bevestigd met hun accountantsverklaringen. Voor zorgaanbieders die voor minder dan € 125.000 aan zorg leveren, mag een accountantsverklaring achterwege blijven. We maken een finale afrekening voor deze aanbieders; dit is een akkoord tussen aanbieder en gemeente dat onze administratie op elkaar aansluiten. Voor aanbieders met minder dan € 10.000 zorg, ontvangen we een bestedingsverklaring. Actief zorgen we dat de informatie ontvangen wordt, zodat we de onzekerheid zo laag mogelijk houden. Ondanks de controles en actieve inzet is een oordeel over de onzekerheid en de getrouwheid aan de accountant.

Misbruik en oneigenlijk gebruik

We kennen geen beleid op Misbruik en Oneigenlijk gebruik. In 2023 stellen we dit beleid op. Het afgelopen jaar constateerden we geen fraude binnen de organisatie.